Delegar: que, cuando y como.

Entre “Cada empleado es un problema” y “cuantas más personas mejor” está la respuesta. Entre estos extremos voy a intentar situar el criterio de este artículo.
Si creemos que cada persona que nos ayuda en el negocio va a ser un problema, vamos a limitar nuestro crecimiento por esta creencia falsa (probablemente por una mala experiencia propia o ajena). En mi historia como dueño de negocio, tuve mas de 100 empleados. en el 98% de las casos fueron excelentes experiencias, y el 2% restante no paso a mayores. Como este articulo no se trata de liderazgo, dejo este artículo para profundizar  En tu negocio ¿Querés hacer justicia o plata?
Por otro lado, si la cantidad de empleados es nuestra métrica de crecimiento, también estamos equivocados. Pensar así es complicado, podemos comprometernos con costos fijos elevados y que nuestro negocio no esté a la altura. He tenido que cerrar más de un negocio y tener personas que dependían de ese sueldo. Es un problema que no querés tener.


Si ya sabemos que necesitamos un criterio que se sitúe entre ambos extremos (el alérgico a la ayuda humana y el contratador compulsivo) ya dimos el primer paso. Lo que les quiero compartir a continuación es un procedimiento concreto para saber si es momento de delegar y como hacerlo. No es algo necesariamente secuencial, no sería un “paso a paso”, pero si estás en cero, podrías hacerlo en este orden.

CRITERIO NECESIDAD: ¿Cómo se si es momento de pensar en delegar? Cuando sentís que estás haciendo tareas repetitivas de bajo valor en vez de estar haciendo cosas más importantes que probablemente representen un crecimiento en tu negocio en el caso de que puedas ocuparte.
Cuando sabés que deberías pasar tiempo mejorando tu propuesta, tu servicio, aprender algo para aplicar, vender más, estar más cerca de tus clientes, investigar una innovación que podrías aplicar, generar más y mejor contenido para que te descubran y otras cosas de mucho valor. Pero en cambio estás haciendo envíos, filas de bancos, coordinando turnos, enviando recordatorios o cualquier otra tarea de bajo valor.
Si te sobra mucho tiempo en tu día y podés hacer “todo” sin ningún problema, o solo tenes que mirar unas horas menos de Netflix, entonces hacé esos ajustes en tu rutina personal. Pero cuando tu crecimiento se ve estancado por el volumen de tareas del negocio, entonces la alarma tiene que prenderse. No para tomar decisiones apresuradas, pero si para saber que hay que comenzar a evaluar la posibilidad de delegar.




CRITERIO ECONÓMICO: Nunca jamás delegar una tarea va a resolver un problema estructural. Si el negocio tiene problemas de rentabilidad, delegar solo va a empeorar las cosas. Sería sumar gente a un barco que se hunde. Todo recurso que venga a multiplicar, tiene que encontrar algo para ser multiplicado. Si vamos a poner capital, tecnología o personas en nuestro negocio, tenemos que saber que no van a crear nada, sino a multiplicar y mejorar lo que ya existe. Con lo cual, necesitás tener un negocio que ya sea rentable (por más pequeño que sea) para delegar tareas.
Si ya estás en una situación donde tu negocio genera un excedente de forma sistemática, quizás sea una buena idea delegar tareas. La pregunta que hago en las asesorías para entender esto es ¿durante los últimos 3 o 6 meses, estuviste ahorrando de forma continua?. Esta simple pregunta nos sirve para conocer la salud económica del negocio. Si tu respuesta es SI, entonces es una buena idea ir pensando en delegar aquellas tareas que poco valor aportan, para poder centrarte en lo que mas diferencia hace. En este punto, podemos pasar el siguiente criterio para saber como delegar:

CRITERIO FILTRO: Contratar a una persona tiene que ser la última opción. Antes hay que pasar por varios filtros para ver si lo podemos solucionar de otra manera. Acá van en orden:

  1. Eliminar o reducir:
    Muchas veces lo más rápido y efectivo es dejar de hacer cosas que no nos dan resultados.
    Si te pones a revisar las cosas que hacer por inercia, es muy probable que varias tareas puedas dejar de hacer sin que sufran tus resultados y representes nuevo tiempo para lo realmente importante. Aveces no se puede eliminar, pero quizás si reducir al mínimo posible.
  2. Automatizar:
    Antes de contratar a una empresa o persona, asegurate de que no haya herramientas o servicios para automatizarlas.
    En el ámbito doméstico, podría ser un lavaplatos, repetir un pedido de supermercado digital o esas maquinas que barren los pisos. En el mundo on line, cada vez hay más formas de automatizar las publicaciones de contenido, la coordinación de turnos, la gestión de mails. Este tema es tan amplio que no podría mencionar ni el 1% de las posibilidades existentes. Lo que quiero dejar claro es que primero hay que buscar en sistemas existentes antes que en personas.
  3. Terciarizar:
    Si no pudiste eliminar ni automatizar la tarea, el paso siguiente es ver si hay algún proveedor o free lance que pueda ocuparse.
    Aunque quizás te salga más que un empleado interno, es una muy buena idea contratar a un externo para asegurarte de que es eso lo que necesitas y que realmente trae el resultado esperado. En ese proceso vas a aprender mucho y es necesario para saber cuales son las tareas de un futuro empleado interno.
  4. Emplear:
    Si ya pasaste por todos los filtros anteriores, quizás es momento de tener a alguien que te ayude.
    Para que esto salga bien, necesitamos trabajar en nuestro liderazgo. Para ampliar dejo este articulo ¿Cuándo es momento de tomar un empleado?

CRITERIO DE DELEGABILIDAD: Ya sea con una automatización, terciarizando o contratando un empleado, muchos dueños de negocio cometen un gran error: utilizan el criterio de COMODIDAD y no el de DELEGABILIDAD de las tareas. Tenemos que entender que todas las áreas de nuestro negocio tiene partes y tareas delegables. Pero ninguna es delegable en un 100%. Ni la gestión, ni el marketing, ni la planificación, ni las ventas pueden entregarse a otra persona. Pero en cada una de ellas tiene tareas de bajo valor, posibles de delegar. Vemos de que se trata cada criterio:

  1. Comodidad (error):
    Cuando pensamos en delegar, cometemos el error de querer dejar de hacer aquellas tareas que más nos molestan. Entonces contratamos a alguien para que “se ocupe de las redes”, “me organice el negocio” o “salga a vender”. Mientras seguimos haciendo eso en lo cual estamos super cómodos, bien calentitos en nuestro sillón con tapizados de confort. Vas a estar queriendo que otra persona se ocupe de cosas estratégicas de tu negocio. Frustración garantizada.
  2. Delegabilidad (acierto):
    Cuando queremos delegar, necesitamos hacer una lista de tareas (literalmente) y ordenarlas desde las más “estratégicas e indelegables” (Ej: definir objetivos del trimestre) a las más “operativas y delegables” (Ej: comprar insumos para el lugar de trabajo). El procedimiento va a ser comenzar a pasar por el filtro las tareas más operativa y delegables. Especialmente aquellas que mayor cantidad de tiempo toman.

Cuando tomamos decisiones con estos criterios, muchas veces podemos multiplicar (varias veces) los resultados de nuestro negocio sin necesidad de asumir riesgos innecesarios. Fuí un adicto a las estructuras grandes, a contratar como si los resultados dependieran de eso. Me encantaba decir la cantidad de empleados que tenía, como si fuera signo de algo en si mismo. Hoy solo cuento los clientes felices y recomendadores que tengo. Digamos que soy adicto a la productividad y eficiencia de los sistemas de mi negocio. Probablemente llegue el día que tenga que armar un equipo si sigo creciendo, pero va a ser una consecuencia natural y con riesgos muy bajos.

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